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Claves para tener archivos digitales eficientes
Autor: el equipo de Expertiza
Tiempo estimado de lectura: 4 minutos
29 de abril de 2020
Una eficiente gestión del trabajo ayuda a obtener mejores resultados en
la optimización de nuestro tiempo.
Cada acción que destinamos a mejorar nuestra productividad nos permitirá
avanzar en nuestro rubro y nos acercará al éxito buscado. Sin duda que
siempre es más “cómodo” continuar con lo que creemos que ya funciona. Pero
muchas veces tomar distancia sobre lo que hacemos de manera cotidiana, y
reflexionar sobre ello, nos ayuda a visualizar que con pequeños cambios
podemos mejorar los resultados y aprovechar el tiempo de manera más
eficiente.
Se trata de automatizar al máximo lo que no requiere un cambio
constante.
Tabla de contenidos
Trabajar en la nube
Antes de comenzar o continuar con tu trabajo, recomendamos ampliamente
incorporar el trabajo en la nube, en el artículo sobre herramientas
de
almacenamiento en la nube te contamos algunas de las opciones
disponibles.
Recordá que vas a poder gestionar todos tus archivos del mismo modo que
lo haces habitualmente, solo que tendrás la ventaja de que siempre que
estés conectado a internet tendrá todo respaldado en la nube.
Crear carpetas clasificadas
Un vez que tengas definida la herramienta de almacenamiento en la nube
podrás comenzar a crear las carpetas donde almacenar tus archivos.
Lo importante en este paso es que establezcas un criterio inicial, pero
teniendo en cuenta que lo podrás ir ajustando a medida que hagas uso de las
carpetas, para perfeccionar tu método y que te sirva a ti.
Por ejemplo podrías crear carpetas generales y subcarpetas:
Marca: Aquí podrías tener tu logo, firma digital, tarjetas
personales, manual de aplicación de marca.
Web: Dentro de esta careta podrías por ejemplo tener subcarpetas según
las secciones que contenga tu página.
Blog
Proyectos
Imágenes genéricas
Redes sociales
Facebook
Instagram
Twitter
Youtube
Proyectos o Trabajos: Esta suele ser la carpeta más compleja de
gestionar, pero si lo hace bien te ahorrarás muchísimo tiempo.
Trabajos cotizados
Trabajos en curso
Trabajos finalizados
Protocolizar la manera de nombrar archivos
Es tal vez uno de los puntos más difíciles de llevar a cabo y sostener
en el tiempo, pero si logramos generar un protocolo adecuado para nosotros,
nos resolverá muchos problemas futuros.
Algunos aspectos a tener presentes de manera general:
Siempre nombrar de manera descriptiva y clara. Es
importante poder identificar rápidamente el contenido del archivo. Podemos
nombrarlos con siglas o códigos, pero deberíamos tener siempre una base de
datos actualizando constantemente la información. En los casos de
emprendedores individuales o pequeños grupos de trabajo, parece ser más
sencillo, práctico y sostenible nombrarlos con frases distinguibles y
fáciles de encontrar.
No utilices tildes. Es algo que parece menor, pero que
a la hora de tener que buscar un archivo, si siempre utilizamos el mismo
criterio no perderemos tiempo en encontrarlo.
No utilices mayúsculas. Más que nada se trata de que
visualmente, cuando tengamos muchos archivos, se vea homogéneo y sea fácil
de distinguir que todos los archivos son del mismo tema.
Cuando nombres los archivos, ten en cuenta el criterio de
ordenación buscado. Siempre el o los primeros caracteres serán los
que establezcan el orden del listado. Por ejemplo, si queremos que se
organicen por fecha del archivo, podemos colocar al principio la fecha. Si
bien los archivos se pueden organizar por fecha de modificación, muchas
veces los archivos se utilizan posteriormente y si se guardan los cambios,
cambiará la fecha del archivo y tal vez ese no sea el criterio que
necesitamos para su organización.
Nombres breves. En general tanto para carpetas y
archivos, debemos intentar que los nombres sean breves, ya que existen
límites en las rutas que si los sobrepasamos, tendremos problemas con
nuestros documentos. Se pueden abreviar ciertas palabras que
son fáciles de
identificar. Entre las de usos más habituales tenemos:
Admón./Administración
cta./cuenta
gral./general
núm./número
pág./página
sec./sección
serv./servicio
Algunos ejemplos de nomenclatura:
Orden según fecha: fecha_nombre_versión
Orden según nombre: nombre_documento
Orden según versión: versión_fecha_nombre
Evitar archivos sueltos en el escritorio
Para no perder el control de tu información, es fundamental respetar el
orden general. Cada vez que generamos o descargamos un archivo nuevo,
debemos colocarlo en la carpeta correspondiente con el nombre
correspondiente. Si no encontramos un lugar para el mismo, se puede crear
una nueva sección. Si bien la idea es generar un sistema ordenado y
respetarlo, debe tener cierta flexibilidad a la hora de reformularlo, ya
que el trabajo es dinámico y nuestra forma de llevarlo adelante debe
adaptarse del mismo modo.
La intencionalidad de la información brindada en este artículo es
proporcionar una guía básica, no haciéndose responsable de los resultados
finales de
considerarla. Sugerimos que se tome como punto de partida para ampliar la
investigación
sobre el tema.
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