Claves para tener archivos digitales eficientes
Una eficiente gestión del trabajo ayuda a obtener mejores resultados en la optimización de nuestro tiempo.
Cada acción que destinamos a mejorar nuestra productividad nos permitirá avanzar en nuestro rubro y nos acercará al éxito buscado. Sin duda que siempre es más “cómodo” continuar con lo que creemos que ya funciona. Pero muchas veces tomar distancia sobre lo que hacemos de manera cotidiana, y reflexionar sobre ello, nos ayuda a visualizar que con pequeños cambios podemos mejorar los resultados y aprovechar el tiempo de manera más eficiente.
Se trata de automatizar al máximo lo que no requiere un cambio constante.
Tabla de contenidos
Trabajar en la nube
Antes de comenzar o continuar con tu trabajo, recomendamos ampliamente incorporar el trabajo en la nube, en el artículo sobre herramientas de almacenamiento en la nube te contamos algunas de las opciones disponibles.
Recordá que vas a poder gestionar todos tus archivos del mismo modo que lo haces habitualmente, solo que tendrás la ventaja de que siempre que estés conectado a internet tendrá todo respaldado en la nube.
Crear carpetas clasificadas
Un vez que tengas definida la herramienta de almacenamiento en la nube podrás comenzar a crear las carpetas donde almacenar tus archivos.
Lo importante en este paso es que establezcas un criterio inicial, pero teniendo en cuenta que lo podrás ir ajustando a medida que hagas uso de las carpetas, para perfeccionar tu método y que te sirva a ti.
Por ejemplo podrías crear carpetas generales y subcarpetas:
- Marca: Aquí podrías tener tu logo, firma digital, tarjetas personales, manual de aplicación de marca.
- Web: Dentro de esta careta podrías por ejemplo tener subcarpetas según las secciones que contenga tu página.
- Blog
- Proyectos
- Imágenes genéricas
- Redes sociales
- Youtube
- Proyectos o Trabajos: Esta suele ser la carpeta más compleja de gestionar, pero si lo hace bien te ahorrarás muchísimo tiempo.
- Trabajos cotizados
- Trabajos en curso
- Trabajos finalizados
- Siempre nombrar de manera descriptiva y clara. Es importante poder identificar rápidamente el contenido del archivo. Podemos nombrarlos con siglas o códigos, pero deberíamos tener siempre una base de datos actualizando constantemente la información. En los casos de emprendedores individuales o pequeños grupos de trabajo, parece ser más sencillo, práctico y sostenible nombrarlos con frases distinguibles y fáciles de encontrar.
- No utilices tildes. Es algo que parece menor, pero que a la hora de tener que buscar un archivo, si siempre utilizamos el mismo criterio no perderemos tiempo en encontrarlo.
- No utilices mayúsculas. Más que nada se trata de que visualmente, cuando tengamos muchos archivos, se vea homogéneo y sea fácil de distinguir que todos los archivos son del mismo tema.
- Cuando nombres los archivos, ten en cuenta el criterio de ordenación buscado. Siempre el o los primeros caracteres serán los que establezcan el orden del listado. Por ejemplo, si queremos que se organicen por fecha del archivo, podemos colocar al principio la fecha. Si bien los archivos se pueden organizar por fecha de modificación, muchas veces los archivos se utilizan posteriormente y si se guardan los cambios, cambiará la fecha del archivo y tal vez ese no sea el criterio que necesitamos para su organización.
- Nombres breves. En general tanto para carpetas y archivos, debemos intentar que los nombres sean breves, ya que existen límites en las rutas que si los sobrepasamos, tendremos problemas con nuestros documentos. Se pueden abreviar ciertas palabras que son fáciles de identificar. Entre las de usos más habituales tenemos:
- Admón./Administración
- cta./cuenta
- gral./general
- núm./número
- pág./página
- sec./sección
- serv./servicio
- Orden según fecha: fecha_nombre_versión
- Orden según nombre: nombre_documento
- Orden según versión: versión_fecha_nombre
Protocolizar la manera de nombrar archivos
Es tal vez uno de los puntos más difíciles de llevar a cabo y sostener en el tiempo, pero si logramos generar un protocolo adecuado para nosotros, nos resolverá muchos problemas futuros.
Algunos aspectos a tener presentes de manera general:
Algunos ejemplos de nomenclatura:
Evitar archivos sueltos en el escritorio
Para no perder el control de tu información, es fundamental respetar el orden general. Cada vez que generamos o descargamos un archivo nuevo, debemos colocarlo en la carpeta correspondiente con el nombre correspondiente. Si no encontramos un lugar para el mismo, se puede crear una nueva sección. Si bien la idea es generar un sistema ordenado y respetarlo, debe tener cierta flexibilidad a la hora de reformularlo, ya que el trabajo es dinámico y nuestra forma de llevarlo adelante debe adaptarse del mismo modo.
